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1. 确定审核目的和范围,目的明确:首先要明确本次内审的目的,比如是例行年度审核,还是针对特定项目、过程或体系改进的需求。审核范围:确定审核覆盖的部门、过程、体系要素。这应基于组织的质量管理体系范围以及以往审核的结果和当前的业务重点。
2. 组建审核小组,选择审核员:根据审核范围选择具有相应能力和经验的内部审核员。确保审核员独立于被审核区域,以保证审核的客观性。指定组长:确定一名审核组长,负责审核计划的制定、执行和报告编写等工作。
3. 制定审核计划,时间安排:与相关部门协调,确定审核的具体日期和时间,确保不影响正常业务运作。资源分配:根据审核范围和复杂度,合理分配审核员的工作任务和时间。通知被审核部门:提前通知被审核部门,告知审核目的、范围、时间和所需准备的资料。
4. 准备审核材料和检查表,依据标准:根据ISO 9001或其他适用的质量管理体系标准,以及组织的内部程序文件,准备审核检查表。定制化检查表:确保检查表覆盖所有审核要点,同时结合被审核部门的特点进行适当调整。
5. 实施内审,首次会议:召开审核启动会议,介绍审核目的、范围、计划和流程,确认双方理解一致。
现场审核:按照计划进行文件审查和现场观察,收集证据,与相关人员访谈。记录发现:详细记录审核发现,包括符合项和不符合项,以及改进建议。
6. 编写审核报告,汇总分析:审核结束后,审核组汇总发现,分析问题的性质和根源。
撰写报告:编制审核报告,包括审核概况、发现的不符合项、建议的纠正和预防措施。
7. 反馈与跟进,反馈会议:与被审核部门分享审核结果,讨论并确认纠正和预防措施计划。跟踪验证:设定时间表,跟踪并验证纠正措施的实施效果,确保问题得到有效解决。
8. 持续改进,总结经验:总结本次内审的经验教训,为未来的内审提供参考。体系优化:根据审核结果,提出体系改进措施,持续优化质量管理体系。
通过以上步骤,可以系统地策划并执行一次有效、公正的质量内审,促进组织质量管理体系的持续改进和优化。